CIVITASマニュアル(Ver1.0.1)

 

登録状況を確認する

登録者一覧で確認する

  • 教職員を確認する

    教職員で登録が済んだ人は「未確認リスト」に表示されます。管理職はそのユーザーに異常がなければ「編集する」を開き、教職員のグループ認証キーを入力して「グループを登録」します。すると「登録者一覧」一番下の「教職員」欄に表示されます。同時に「教職員」「教職員・職員」のグループにも入ります。

    もし不審者が登録用紙を入手しても教職員としての登録が完了できないようになっています。その場合、CIVITASへのログインはできても記事は何も読めません。異動の際はユーザー一覧から対象者の「編集」で権限のチェックを外し、グループから削除します。

  • 保護者を確認する

    保護者は生徒認証が行われると生徒に紐づけされた保護者として学年別・五十音順に表示されます。生徒認証をせずに氏名・メール登録だけしか済んでいない人は「未確認・バウンス一覧」の「未確認リスト」に表示されます。その場合、対象者の「編集」より生徒認証をします。認証キーは配布した登録用紙で確認できます。認証を終えると「未確認リスト」から消えて登録者一覧に表示されます。(もし不審者が登録用紙を入手しても保護者としての登録が完了できないようになっています。その場合、CIVITASへのログインはできても記事は何も読めません。)転校の際はユーザー一覧から対象者を削除します。

  • グループを確認する

    クラス・部活以外のグループを作る
    あらかじめカーロへ申請されたものが「グループ管理」-「グループ一覧」に表示されます。ユーザー登録が済んでいれば、保護者はCIVITASにログインし、「グループ管理」から「グループ認証キー」を入れてグループ登録ができます。認証を終えると「グループ一覧」に表示されます。管理職でグループ登録を行う場合、対象のグループを開き、「Group Members」でユーザーの氏名を入れると候補が表示されるので対象者を選択して「更新」します。

    クラス・部活のグループを作る
    「CIVITAS」-「クラス分け」の「クラス設定」で各学年のクラス数を設定し、「変更を保存」します。各学年で生徒のリストが五十音順に並んでいます。該当するクラスを選択し、「変更を保存」します。「〇年〇組のグループを作成」でグループが自動で作られます。転校の際は「グループ管理」-「グループ一覧」の該当するクラスからメンバーを削除して更新します。

 

ユーザー一覧で確認する

登録状況は「ユーザー」-「ユーザー一覧」で確認できます。登録者の氏名、メールアドレスなどが確認できます。

  • 「管理者」:カーロで、こちらでユーザーの権限を振り分けています。
  • 「校長・教頭」:記事の作成とその承認・公開ができます。
  • 「教諭」:記事の作成ができます。記事ができたら「レビュー待ちとして送信」します。このとき「校長・教頭」に「投稿予約されました」という旨のメールが届きます。
  • 「購読者」:保護者や地域の方々で、所属するカテゴリーの記事の閲覧ができます。
  • 「生徒」:システムに登録してある生徒です。
  • 「グループ」:メッセージの「送信先」として登録してあるグループです。

 

メールを配信する

送信先が学年・全校の場合

学年宛てや全校にメールを送りたいときは次の手順で行います。

  1. CIVITAS(シビタス)の管理画面から「投稿」-「新規追加」で記事を入力します。
    • タイトル:記事のタイトル(対象の学年を入れるとわかりやすいです。例:「5年生の〇〇について」)
    • カテゴリー:送信先。該当するものにチェックを入れます。全校の場合は全学年にチェックを入れます。教職員にはすべての記事が届きます(CIVITASではすべての記事を開けます)。「教職員のみ(プッシュ通知しない)」にチェックを入れてしまうと、保護者は記事を開けなくなってしまうため、教職員だけへの連絡に使いたいときだけチェックを入れてください。(ただしその場合保護者にメールは届いていてメールから記事を見ることはできます。CIVITASでは記事が見られません。)
  2. 完成したら再度カテゴリーを確認して「公開」します。「公開」すると記事が配信されます。(まだ配信したくない場合は「下書きとして保存」で保存しておきます。時刻を設定して予約することもできます。承認システムが付いている学校様ではユーザーによっては「レビュー待ちとして送信」となる場合もあります。)

なお、誤送信の回避・システムの負荷分散のため、記事は短時間内に連続して「公開」できないようにしています。連続して公開したい場合、ひとつ「公開」した後、しばらく待ってから次の記事を「公開」するか、5~10分後に予約するかしてください。

 

送信先がクラス・部活・その他少数グループ、個人の場合

クラスや部活、その他少数グループ(学校開放団体やPTA、地域の施設など)、保護者に直接メールを送りたいときは次の手順で行います。

  1. 「CIVITAS(シビタス)」から「メッセンジャー」で「0件のメッセージ」を開きます。
  2. 「新しいメッセージ」を開きます。
    • To:送信先。グループに送る場合、「グループにメッセージを送る」にチェックを入れ、リストから選択します。忘れ物や細かな連絡は個人宛でも送れます(保護者の名前を入力するとリストに出ます)。
    • 件名:記事のタイトル
    • メッセージ:内容を入力します。
  3. ファイルの添付が必要なら選択し、「メッセージを送る」で送信します。

宛先に複数のグループを選ぶことはできませんが、必要に応じて複数のグループを含めた親グループを作ることもできます。その際は管理者のカーロまでご連絡ください。

 

困ったときは

メールが届かない

メールが届かなくても、記事自体は各校のCIVITASで読むことができますので、実際にはPush通知が届いてログインができていればそれほど心配はありません。ただ、メールは届く状態にしておくことが望ましいので、お困りの方には「学校側から緊急メールを直接お送りすることがありますのでCIVITASからログインして確認してください」と伝えてください。

メールを届くようにする対策としては、まずCIVITASの右下(スマホでは三本線)にある「メールが受信できない方へ」のページの項目をひとつずつ確認してください。修正や設定変更をしたら「購読予約」をします。それでも届かない場合は、次の項目を確認して該当するものがあれば試してみてください。修正や設定変更をしたら必ず「購読予約」をしてください。それでしばらくしても届かない場合はメールアドレスを変えることをご検討ください。その際、キャリアメール(携帯電話各社のメール)ではないものをご利用いただくとよいかもしれません。